Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano cerca de 92% das informações ainda estarão em papeis.
Essa avalanche de papéis gera a cada dia maiores problemas:
- Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.
- Fazem-se, em média, dezenove cópias de cada documento. Gasta US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.
- A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegadas) e comprimida a 10:1 requer 50 KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.
- Quinhentas páginas de texto requerem Um MB de armazenamento.
- Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta em média 10 mil imagens de documentos.
- Um CD mede 120 mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.
- Estudos revelam que os escritórios criam cerca de um bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.